This article is about Holistic Management and decision making as a tool and how we use it in our business, Porvenir Design.

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“Hi, I found your website researching vanilla. I want to know if you think my property would be good for growing vanilla to sell. I don’t need to get rich, I just need for it to cover the property expenses. I’m located near Quepos. Please let me know if you can help me set up my vanilla farm? Thank you!”

What to make of a client inquiry such as this? In some ways it is quite a simple question: can we help them set up this farm enterprise? There is a problem, though.

You can not have simple objectives in a complex world. 

Everyday in our business we make decisions. What species to plant. Where to site earthworks. What enterprise to recommend to a client. Each of these decisions is a design choice. 

Normally these decisions are guided by a need/problem/desire. 

We need to pay for the farm expenses.

These needs/problems/desires are commonly expressed through organizational vision/mission/goals/objectives.

Our mission is to grow and sell organic vanilla.

A simple objective implies easy management. This implies a singular need/problem/desire. This leads to a simple vision/mission statement. This is standard organizational decision making. And it has mostly failed us in creating the actual change our world needs; healthier communities, reliable livelihoods, thriving ecosystems, and so forth.

Why?

Because this type of decision making lacks context. It does not address the why, how, what, who, where. These vision/mission/goals/objectives do not have value, good/bad/useful/wise, without this larger context. This is why in permaculture design we say “It Depends!” so often. It is why sharing the permaculture grab bag of strategies and techniques (swales, fertigation, NFTs, rocket mass heater) is the least effective means for change. These have no value without a larger context.

It becomes nearly impossible for us to answer the clients question about growing vanilla. We do not know the type of life they want to live, what resources they have at their disposal, if they enjoy managing employees, and so forth. While these seem obvious things to consider when in front of us here, we rarely consider them when we jump into fixing a problem right now. 

So we need new language in order to make better decisions. We must reframe.

Modern societies’ context is complicated

We live in a deeply interconnected world, the consequences of our decisions are rarely seen, and the limitation of our human knowledge is more and more apparent. How do we make good decisions in this complicated world? We do it by fully articulating the context in which we exist. 

Holistic Management, a decision making framework created by Allan Savory and Jody Butterfield, provides a powerful guide for this. It is called a Holistic Context. One’s Holistic Context seeks to frame the “whole” you are managing (people, resources, land), decision makers, and available resources (current and future) within the quality of life you are seeking. This is your context and it allows you to make decisions which:

1. Are placed based. The land, the water, your neighbors, your clients, suppliers, etc are all taken into account.

2. Are deliberate/conscious, as opposed to unconscious or being decided upon by someone/something with more power (your boss, the government, your client, large corporations).

3. You can test against your context and the quality of life you are seeking.

4. Are useful when managing living systems in all their complexity. As permaculture designers we manage versus make. Context is essential to manage something well, it is unnecessary to make something well.

Porvenir Design Holistic Context

The following is a living document. It is our attempt to create circumstances versus react to circumstances. It is our guide for making decisions that will lead to the quality of life we seek as business owners. We have made this a public document so that everyone in our “whole” understands the purpose of Porvenir Design and how we expect to achieve that purpose.

Our context is inspired by the Holistic Context’s we have seen expressed in projects such as Ridgedale Permaculture, Darren Doherty’s Regrarians Platform, and Very Edible Gardens. Joel Benson, of the Adaptive Policy Institute, provided remarkable mentorship as we rambled through this process. We are deeply grateful for his comments and insights.

Whole Under Management

Decision Makers: People who are responsible for decision making of the “Whole Under Management”, including those who have veto power.

Scott Gallant

Sam Kenworthy

Future team members

Resource Base: The people, resources, and financial capital which influence decision making, flow through the “whole under management,” enable decisions to come about, and which we have access to.

Physical: House in San Carlos, beach house which Sam rents, Finca Luna Nueva office, Scott’s truck, Sam’s motorcycle, technology (phones, drone, computers), tools, books, plant materials.

Human: Clients, students, general advisory network, families, lawyers, accountants, bankers, future team members, plant nurseries and seed banks, agricultural extension and technical assistance institutions, clients’ employees, clients’ neighbors, local community.

Financial Capital: Money in the bank, future contracted work, potential/probable work, business net worth.

Holistic Context

Statement of Purpose: The specific purpose for which the entity was formed.

Porvenir Design exists to help clients achieve their goals within the context of tropical land planning and management and to provide meaningful livelihood for its employees.

Quality of Life: How you want your life to be based on what you value most. Things that are necessary for a good life. This may include financial well-being, relationship characteristics, challenges and growth, and purpose and contributions.

Economic Well Being

• We are financially secure with a cash flow that is consistent and allows us to prioritize long term planning and quality of life decisions.

• We have comfortable places to live that allow for gardening and food practice

Relationships

• We have relationships among our Decision Makers and with our Resource Base which are

  • Transparent

  • Mutually beneficial

  • Clear and openly communicated

  • Balanced with regard to power dynamics

  • Empathetic

  • Compassionate

  • Empowering

  • Professional

  • Safe

  • Non-toxic

  • Fun

  • Diverse

Challenge and Growth

• We continue learning and gain confidence on how to run and grow our business.

• We grow on a personal level as communicators and facilitators.

• We accept work which:

  • Encourages us to keep learning.

  • Features diverse projects, ecosystems, and contexts

  • Has clear objectives and outcomes.

  • Brings clear and obvious value to our clients.

  • Align with our values.

Purpose and Contribution

• What do we want to be?

  • We are effective in helping clients meet their goals.

  • We specialize in tropical agroforestry, permaculture design and education, and project and client facilitation.

  • We are a design firm with an excellent reputation for professionalism.

  • We work within our tropical climatic and culture expertise as a place based organization focused on Costa Rica.

• What do we ultimately want to accomplish?

  • We create regenerative productive systems that inspire people to spend time in nature every day and actively participate in their landscape.

  • We earn enough money to achieve our individual quality of life goals.

  • We have time for professional development and personal free time.

  • We grow the business in a way that others (community, future teammates, etc) can benefit from the structures we create.

  • We contribute to the efforts of regenerative tropical agriculture and its impacts on social, financial and ecological systems.

  • We are an active and positive presence in the permaculture community in Costa Rica and beyond.

Forms of Production: What has to be produced to achieve the quality of life and statement of purpose.

• We act with integrity, follow our business code of conduct, and foster the quality of relationships described in our quality of life statement.

• We manage projects that result in productive, beautiful, functional landscapes which are evident in their improved soil/water/microbial/ecosystem health.

• We manage projects which create safe and reliable livelihoods for workers and meet the financial, environmental, and social goals of the clients. 

• We have clear expectations and deliverables for clients.

• We actively engage the Costa Rica permaculture community, visit other projects, network with leaders, and support their work.

• We work with people whose primary project(s) and focus are in Costa Rica.

• We monitor our progress through a year end business review, tracking our project outcomes, and ecological surveying.

• We train teammates to evenly share work responsibilities so that we can all meet our free time goals.

• We balance our current work capacity, our future financial needs, and our desired time off.

• We have clear and well documented agreements regarding ownership, finances, decision making, and entry and exit strategies.

• We have legal working status in Costa Rica.

• We are legal residents of Costa Rica.

• We actively seek out workshops, reading material, and mentorship in order to improve our communication and  facilitation skills, and our understanding of power and gender imbalances.

• We have a network of mentors and advisers.

• We invest in professional development for ourselves and our team.

• We work with providers and contractors who are based in Costa Rica in order to foster intimate working relationships

• We regularly check ourselves against our capacity and skill set when taking on new projects.

• We have clear and precise language in our public outreach about where we work, what we do, etc

• We offer employee ownership options to future teammates.

• We consider all our work and knowledge open source.

• We document and share our work through blog posts, teaching, open houses, etc.

• We offer mentorship opportunities to the Costa Rican permaculture community.

• We actively stay in touch with former, current and prospective clients and students.

Future Resource Base: A description of the resource base as it will need to be in order that future generations can live lives described in the Quality of Life statements.

People: We have relationships steeped in the values laid out in our quality of life statements. Our clients, students and general network see us as diligent, professional, creative, empathetic, humble and constantly seeking to improve.

Land: The lands where we work are abundant in diverse sources of food. The cycles of water, minerals, soil, and microbes are thriving. Wildlife is evident. Succession is moving toward a mature ecosystem.

Community: We are surrounded by friends and neighbors who are dedicated to regenerating the planet. Our community is interested and supportive of our work. They supply us with resources, fill niches as they arise, and participate as clients, students, and friends.

References

A New Context, A New Framework by Allan Savory,

Making Permaculture Stronger Podcast with Dan Palmer

Antifragile by Nassim Nicholas Taleb

If You Don't Have a Goal for Yourself, Then Someone Will Have One For You by Bruce Ward

Porvenir Design: Un Contexto Holístico

Este articulo trata de gestión holística y toma de decisiones como herramienta y el uso que le damos en nuestra empresa, Porvenir Design.

Traducuido por Alonso Coto, alonso.coto@hotmail.com

Hola. Encontré su página web mientras investigaba acerca de la vainilla. Quisiera saber su opinión respecto a si mi propiedad es apropiada para cultivar vainilla para vender. No pienso hacerme rico con esto solo necesito que cubra los gastos del terreno. Estoy localizado en Quépos. Por favor avísame si me puedes ayudar a montar mi cultivo de vainilla. Gracias.

Qué pensar de una consulta de un cliente así. En cierta forma, es una pregunta sencilla. ¿Le podríamos ayudar a establecer este negocio agrícola? Sin embargo, hay un problema.

No se puede tener objetivos simples en un mundo complejo

En el negocio tomamos decisiones diarias. Qué especies plantar, dónde hacer movimiento de tierras, qué compañía recomendar a nuestro cliente. Cada una de esas decisiones es una elección de diseño.

Normalmente este tipo de decisiones son motivadas por una necesidad, problema o deseo.

En este caso, necesitamos pagar los costos del terreno.

Estas necesidades, problemas o deseos son comúnmente manifestados a través de puntos organizacionales de visión, misión, metas y objetivos.

Nuestra misión es cultivar y vender vainilla orgánica.

Un simple objetivo requiere de un fácil manejo. Esto a su vez implica una particular necesidad, problema, o deseo. Esto conduce a una visión o misión. Así funciona una toma de decisiones de la organización, pero ha fallado en propiciar el verdadero cambio que el mundo necesita, como comunidades sanas, medios de sustentos fiables, ecosistemas florecientes y así sucesivamente.

Por qué?

Porque este tipo de toma de decisiones carece de contexto, le falta enfoque en el porqué, el cómo, el qué, quién y dónde. La visión, misión, metas y objetivos no tienen valor alguno, bueno, malo, útil, o sabio; sin un contexto más amplio. Es por esa razón que en el proceso de diseño de permacultura solemos decir “depende” muy seguido. Además, es por eso que compartir la caja de herramientas permaculturales de estrategias y técnicas (zanjas, irrigación fertilizante, árboles fijadores de nitrógeno,  calefactor cohete de masa) es lo menos efectivo para el cambio, estas no tienen valor sin un contexto más amplio.

Entonces se convierte casi imposible darle respuesta al cliente respecto al tema de cultivar vainilla. No sabemos el tipo de vida que desean vivir, con qué recursos cuentan, si disfrutan dirigir empleados, y así sucesivamente. A pesar de que estas cuestiones parecen obvias a considerar, lo cierto es que raramente las tomamos en consideración cuando acudimos a resolver un problema en el instante.

Así que necesitamos de un nuevo lenguaje para tomar mejores decisiones. Necesitamos verlo desde otra perspectiva.

El contexto de sociedades modernas es complicado

Vivimos en un mundo profundamente interconectado, las consecuencias de nuestras decisiones casi no se ven y con esto la limitación del conocimiento humano se hace más evidente. ¿Cómo podemos tomar mejores decisiones en este mundo complejo? Lo hacemos articulando plenamente el contexto en el que existimos.

La gestión holística es un sistema de toma de decisiones creado por Allan Savory y Jody Butterfield que ofrece una potente guía para el asunto aquí presentado. Conocido como Contexto Holístico. El contexto holístico busca enmarcar un “todo” de la gestión de personas, recursos o terreno así como los encargados y los recursos disponibles, presentes y futuros dentro de la calidad de vida que se pretende. Esto es el contexto y te permite tomar decisiones que:

1. Sean localizadas. Son tomados en cuenta el terreno, el agua, los vecinos, clientes y proveedores.

2. Sean deliberadas y/o conscientes, lo contrario de decisiones inconscientes o realizadas por alguien o algo con más poder por ejemplo el jefe, el gobierno, el cliente o grandes corporaciones.

3. Se puedan comprobar con el contexto y la calidad de vida que se busca.

4. Sean benéficas cuando se gestionen recursos vivos en toda su complejidad. Nosotros como diseñadores permaculturales gestionamos en vez de provocar o hacer. El contexto es esencialmente importante para gestionar de buena manera, pero es innecesario si queremos hacer algo bien.

Porvenir Design: Un Contexto Holístico

Lo que sigue a continuación es un documento vivo. Es nuestro intento por crear circunstancias en vez de reaccionar ante circunstancias. Es nuestra guía para tomar decisiones que se enfoquen en la calidad de vida que estamos adoptando como propietarios del proyecto. Hemos hecho público este documento con el objetivo de dar a conocer el propósito de Diseño Porvenir y cómo aspiramos a cumplir dicho propósito.

Nuestro caso se ha inspirado del Contexto Holístico que se está trabajando en proyectos como Ridgedale Permaculture, el de Darren Doherty Regrarians Platform y Very Edible Gardens. Joel Benson del Instituto de Política Adaptativa nos proporcionó una notable orientación en nuestro recorrido en el proceso. Estamos profundamente agradecidos por sus comentarios y conocimientos.

Gestión Holística

Gestores: personas encargadas de tomar decisiones entorno a “Gestión Holística” incluidos aquellos con poder de veto.

• Scott Gallant

• Sam Kenworthy

• Futuros Miembros de Equipo

Base de Recursos: personas, recursos, y capital financiero que influencian las decisiones caen en la categoría de “Gestión Holística” lo que permite que las decisiones se cumplan y de las cuales tenemos acceso.

• Físico: casa en San Carlos, casa de playa que Sam alquila, la oficina de Finca Luna Nueva, el vehículo de Scott, la motocicleta de Sam, aparatos tecnológicos (celulares, un drone, computadoras), herramientas, libros, y herramientas de siembra.

• Humano: clientes, estudiantes, comisión consultiva, familias, abogados, contadores, banqueros, futuros miembros de equipo, viveros, bancos de semillas, instituciones de extensión agrícola y asistencia técnica, los empleados de los clientes, los vecinos de los clientes, y la comunidad local.

• Financiero: dinero en el banco, futuro trabajo contratado, potencial y/o probable proyectos, y el activo neto del negocio.

Contexto Holístico

Declaración de Propósito: el propósito específico por el cual la entidad fue fundada.  

Porvenir Design existe para asistir a los clientes a alcanzar sus metas dentro del contexto de planificación y manejo territorial tropical y garantizar un medio de vida significativo para los colaboradores del proyecto.

Calidad de Vida: cómo quisieras que se desenvuelva tu vida basada en aquello que más valoras. Aspectos que son necesarios para una vida plena. Esto podría incluir estabilidad financiera, características de las relaciones, retos, crecimiento, propósito y contribución.

Bienestar Económico

• Estar financieramente estables con un flujo de caja consistente que nos permita priorizar la planificación de largo plazo y la calidad de decisiones de vida.

• Estar cómodos en lugares apropiados para vivir y que nos permitan cultivar y tener prácticas alimentarias.

Relaciones

• Poseer relaciones con nuestros Gestores y con los Recursos de Base que sean:

  • Transparentes

  • Relación mutuamente beneficiosa 

  • Claros y abiertos a la comunicación

  • Balance en la dinámica de poder

  • Empáticas

  • Compasivas

  • Profesionales

  • Seguras

  • Libres de tóxicos

  • Divertidas

  • Diversas

Retos y Crecimiento

• Continuar aprendiendo y ganando confianza en cómo dirigir y expandir nuestra empresa.

• Crecer a nivel personal como facilitadores y comunicadores.

• Aceptamos trabajos que:

  • Nos incentive a continuar aprendiendo.

  • Nos proporcione diversidad en proyectos, ecosistemas y contextos.

  • Posean objetivos y resultados claros.

  • Brinde valor a nuestros clientes que sea claro y obvio.

  • Estén alineados con nuestros valores.

Propósito y contribución.

• ¿Quiénes queremos ser?

  • Somos efectivos asesorando a nuestros clientes a cumplir sus metas.

  • Nos especializamos en agroforestería tropical, diseño y educación permacultural, y administración y facilitación de proyectos.

  • Somos una empresa de diseño con una excelente reputación y profesionalismo.

  • Trabajamos dentro del clima tropical con especialidad cultural como una organización centrada en Costa Rica.

• ¿En esencia, qué es lo que deseamos lograr?

  • Crear sistemas productivos de regeneración que inspire a las personas a permanecer tiempo diario en la naturaleza y activamente participar en el paisaje.

  • Percibir el dinero suficiente para cumplir nuestros objetivos individuales de calidad de vida.

  • Tener el tiempo para el desarrollo personal y ocio.

  • Expandir la empresa de tal forma que los demás (comunidad, futuros compañeros de trabajo, etc) se puedan beneficiar de las estructuras que vamos creando.

  • Contribuir a los esfuerzos de agricultura regenerativa tropical y su impacto en el sistema social, financiero y ecológico.

  • Constituir una presencia positiva y activa en la comunidad de permacultura en Costa Rica y más allá.

Formas de Producción: se define como aquello que se produzca con tal de cumplir con la calidad de vida y la declaración de propósito de la empresa.

• Actuamos con integridad siguiendo nuestro código de conducta y promovemos relaciones de calidad como se describe en la declaración de calidad de vida.

• Gestionamos proyectos que resulten productivos, de paisaje funcional y de gran belleza que sean evidentes en el mejoramiento del suelo, el agua, la vida microbiana y salud del ecosistema.

• Gestionamos proyectos que posibiliten estilos de vida seguros y confiables para los trabajadores así como también alcanzar las metas financieras, ambientales y sociales de nuestros clientes.

• Tenemos expectativas bien claras y productos entregables para nuestros clientes.

• Actuamos activamente en la comunidad de permacultura en Costa Rica, vistamos otros proyectos, enlazamos con líderes y apoyamos su trabajo.

• Trabajamos con personas que tienen el enfoque y los proyectos en Costa Rica.

• Monitoreamos nuestro proceso a través de revisiones a fin de año, también rastreamos los resultados de los proyectos y realizamos un monitoreo ecológico.

• Entrenamos a nuestros compañeros de trabajo para distribuir equilibradamente las responsabilidades y con eso lograr el cumplimento de nuestras metas de ocio.

• Hacemos un equilibrio entre la carga de trabajo actual, nuestras necesidades financieras futuras así como nuestro tiempo libre deseado.

• Tenemos acuerdos bien documentados y claros respecto a temas como propiedad, finanzas, toma de decisiones, estrategias de entrada y salida.

• Tenemos estatus legal de trabajo en Costa Rica.

• Somos residentes legales de Costa Rica.

• Proactivamente buscamos talleres, material de apoyo, y formación para mejorar nuestra comunicación, habilidades educativas y nuestro entendimiento en temas de desequilibrio en poder y género.

• Contamos con una red de mentores y consejeros.

• Invertimos en el desarrollo profesional individual y de nuestros compañeros de equipo.

• Trabajamos con proveedores y contratistas localizados en Costa Rica para fomentar relaciones de trabajo cercanas.

• Regularmente revisamos nuestras capacidades y habilidades cuando asumimos nuevos proyectos.

• Somos claros y precisos en nuestra comunicación al instante de proyectarnos públicamente acerca de dónde trabajamos, qué hacemos, etc.

• Ofrecemos opciones de compra a futuros compañeros de trabajo.

• Consideramos todo nuestro trabajo y conocimiento como acceso abierto.

• Documentamos y ofrecemos nuestro trabajo mediante artículos de blog, educación, jornadas de casa abierta, etc.

• Ofrecemos oportunidades de formación a la comunidad Costarricense de permacultura.

• Estamos activamente en contacto con clientes y estudiantes previos, actuales y futuros.

Futura Base de Recursos: descripción de la base de recursos para que futuras generaciones establezcan la forma en la que viven sus vidas de acuerdo a la declaración de Calidad de Vida.

• Personas: tenemos relaciones con valores concretos expuestos en la declaración de calidad de vida. Nuestros clientes, estudiantes y comunidad nos ven como diligentes, profesionales, creativos, empáticos, humildes y constantemente en búsqueda de mejora.

• Terreno: las propiedades donde trabajamos son abundantes y diversas en fuentes de alimento. Los ciclos del agua, minerales, suelo, y vida microbiana están prosperando. Se observa vida salvaje en el entorno. El plan de sucesión se conduce hacia un ecosistema consolidado.

• Comunidad: estamos rodeados por amigos y vecinos quienes dedicados a regenerar el planeta. Nuestra comunidad se interesa y apoya nuestro trabajo. Además, nos proveen de recursos, llenan nichos en tanto surgen, y participan como clientes, estudiantes, y amigos.

Referencias

Allan Savory. A New Context, A New Framework by Allan Savory

Dan Palmer. Making Permaculture Stronger Podcast with Dan Palmer

Nassim Nicholas Taleb. Antifragile by Nassim Nicholas Taleb

Bruce Ward. If You Don't Have a Goal for Yourself, Then Someone Will Have One For You by Bruce Ward.